Définition
Un utilisateur est un compte listé sous l'organisation associé à une adresse e-mail et potentiellement un nom ainsi qu'un prénom. Le compte peut recevoir des droits d'accès à des outils de Piano Analytics ou des documents accessibles uniquement depuis la solution.
Utilisateurs SSO
Si votre organisation a activé l'option SSO (Single-Sign-On) gratuite (qui peut être activée en contactant nos équipes support), votre organisation peut alors bénéficier d'utilisateurs SSO comme d'utilisateurs standards. Les utilisateurs SSO diffèrent des utilisateurs standards par le fait qu'ils n'ont pas de mot de passe pour se connecter à Piano Analytics. Ils se connectent par votre authentication interne, et renseignent ensuite le nom de votre organisation dans le formulaire de connexion SSO. Ainsi, la compagnie peut fermer les droits d'accès de l'utilisateur à Piano Analytics directement depuis son propre système de droits d'accès. Ce qui peut être pratique pour vous assurer que vos collaborateurs partants n'accèdent plus à vos données automatiquement.
Informations disponibles
Vous pouvez trouver des informations sur vos utilisateurs depuis 2 vues.
- Statut administrateur ou délégué
- Adresse e-mail
- Nom
- Prénom
- Rôle(s) donnés par les groupes associés
- Utilisation d'API Key(s)
- Date de création
- Dernière connexion
- Status (ouvert ou fermé).
La page utilisateur:
- Toutes les informations du tableau global pour l'utilisateur concerné
- Accès aux sites par groupes (et rôles) avec le niveau du groupe (délégation ou organisation)
- Utilisateur SSO (si l'utilisateur est listé come tel)
Création d'utilisateur
Pour créer un utilisateur, vous devez cliquer sur le bouton dédié, au dessus du tableau global des utilisateurs et renseigner les formulaires Informations principales (nom, prénom, adresse e-mail) et ses droits (administrateur ou délégué depuis le premier formulaire voire groupes depuis le second formulaire). Un utilisateur peut également être ajouté sans lui donner de droits si vous ne spécifiez ni statut ni groupe associé.
Ajout d'un utilisateur à un groupe
Un utilisateur peut être ajouté à un groupe à sa création ou son édition, en atteignant la 3ème étape de l'édition du groupe. L'utilisateur doit seulement être coché comme dans le GIF ci-dessous, mais vous pouvez également voir les utilisateurs associés à ce groupe en cliquant sur le filtre Sélectionnés. Vous pouvez aussi choisir d'ajouter tous les utilisateurs (actuels seulement) ou tous les utilisateurs actuels et à venir pour vous assurer que tous les utilisateurs bénéficient des droits du groupe.
Révoquer l'accès à un groupe
Vous pouvez révoquer l'accès à un groupe de 2 façons différentes. Premièrement en éditant le groupe et atteignant la 3ème étape comme montré dans le GIF précédent. Deuxièmement, en vous rendant sur la page de l'utilisateur concerné, et en cliquant sur le bouton Révoquer l'accès en fin de tableau pour le groupe concerné, comme montré dans le GIF ci-dessous. Notez que les groupes appliqués à tous les utilisateurs ne peuvent s'éditer qu'avec la première méthode.
Définir une date de fin / suspendre l'accès
Vous pouvez définir une date de fin pour un utilisateur, afin de vous assurer que se dernier ne puisse plus se connecter passé une date spécifique en le rendant suspendu. Ses droits d'accès et son compte ne seront pas supprimés, mais l'utilisateur ne pourra plus se connecter. Cela peut vous permettre de donner des droits d'accès temporaires à des partenaires. Pour vous y employer, sélectionnez une date dans le calendrier derrière le bouton Suspendre l'accès depuis le haut de la page de l'utilisateur concerné.
Suppression d'un utilisateur
Un utilisateur peut être supprimé de votre organisation en cliquant sur le bouton rouge du coin supérieur droit de sa page utilisateur. Quand un utilisateur est supprimé, il ne peut plus se connecter, puisqu'il n'a plus de droits d'accès. Ses documents ne seront plus accessibles à moins que leur propriété ait été partagée à un autre utilisateur.
Changer l'adresse e-mail d'un utilisateur
Pour éditer l'adresse e-mail d'un compte, nous vous invitons à consulter nos services support en spécifiant le compte concerné avec son ancienne et sa nouvelle adresse e-mail. La requête devra être transmise par un administrateur ou un délégué pour être prise en charge par nos équipes.
Modifier un utilisateur standard en utilisateur SSO
Sur une organisation SSO, si vous souhaitez faire passer un utilisateur standard en utilisateur SSO, vous pouvez soit supprimer l'utilisateur et recréer son compte en spécifiant son statut SSO dans les informations principales du formulaire, soit contacter nos équipes support pour qu'elles vous assistent dans ce processus.
Exporter les utilisateurs
Depuis le tableau global des utilisateurs, vous pouvez exporter la vue de vos utilisateurs et leurs attributs en cliquant sur le bouton Exporter depuis le coin supérieur gauche.
Monitorer l'utilisation d'API Key
Depuis la page d'un utilisateur vous pouvez voir sous la section API Key, la dernière utilisation d'API Key(s). Si vous souhaitez bénéficier d'une vue plus fine de l'utilisation des API Keys de votre organisation, nous vous invitons à vous référer à l'article dédié de la section Authentification externes de notre Centre d'aide.